5 เคล็ดลับกับการทำงานให้มีประสิทธิภาพแบบก้าวกระโดด
การทำงานให้มีประสิทธิภาพ นอกจากจะทำงานให้ถูกต้อง รวดเร็ว และช่วยองค์กรประหยัดแล้ว เรายังต้องหาวิธีการทำงานใหม่ๆ เพื่อช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีคุณภาพกว่าเดิม ซึ่ง 5 เคล็ดลับนี้ จะช่วยให้เราสามารถทำงานเป็น และเก่งเร็ว เทียบเท่ารุ่นพี่ที่ทำงานมานานเลยทีเดียว

1. ทำงานเชิงรุก
- ฝึกสังเกตและใช้ความคิดสร้างสรรค์ คิดหาวิธีที่จะพัฒนางานให้ออกมาดีและง่ายกว่าเดิม เช่น ทำอย่างไรให้ลูกค้าไม่ต้องรอนาน บริการจุดเดียวครบวงจร ใช้บริการออนไลน์ได้ เป็นต้น

- ดูแลตัวเองได้ เมื่อผู้บริหารไม่อยู่ เราก็ยังคงทำงานเหมือนเดิม ไม่ต้องควบคุมเราก็เดินงานต่อได้ เหมือนกับนักศึกษาที่สามารถดูแลตัวเอง ไม่ต้องมีรุ่นพี่หรืออาจารย์คอยกำกับหรือตักเตือน ก็สามารถเรียนจบด้วยเกรดดีๆ ได้

- พัฒนาในจุดแข็ง เมื่อรู้ว่าตัวเองถนัดอะไร ชอบอะไร ลงมือเรียนรู้เข้าอบรมในเรื่องที่เราถนัด ไม่ควรเน้นอบรมในสิ่งที่เราไม่ถนัด เพราะเราไม่สามารถเก่งได้ทุกเรื่อง และการพยายามพัฒนาในเรื่องที่เป็นจุดอ่อนจะทำได้แค่เพียงพอผ่าน แต่ไม่สามารถเก่งในเรื่องนั้นได้ อบรมและพัฒนาในสิ่งที่เราถนัด จะช่วยให้เราเก่งและก้าวหน้าในงานได้เร็ว และเมื่อพัฒนางานบ่อยๆ เราจะมีความเชี่ยวชาญ มีผลงานที่สามารถนำไปขอพิจารณาตำแหน่งงานที่สูงขึ้นได้


2. ปรึกษาผู้บริหารก่อนเสมอ
- งานประจำ เรานำเสนองานหลังจากทำงานเสร็จแล้ว

- งานสำคัญ เช่น โครงการ การออกแบบ หรือรายงาน ควรนำเสนอโครงร่าง หรือแนวทางเป็นลายลักษณ์อักษรให้หัวหน้าและผู้บริหารให้ความเห็นชอบก่อนจะลงมือทำ เพราะงานของเราก็คืองานขององค์กร ถ้าเราตัดสินใจเองโดยพละการ อาจทำให้มีเนื้องานไม่ครบ ไม่ถูกต้อง และต้องมีการแก้ไขกันหลายรอบ ยิ่งทำให้เสียเวลา

- มีปัญหา ควรแจ้งให้หัวหน้ารับทราบด้วย แม้เราจะจัดการเรียบร้อยแล้วก็ตาม อย่างน้อยเพื่อให้เขาได้ทราบเรื่องจากเราโดยตรง เข้าใจตรงกัน และหากมีท่านอื่นแจ้งให้หัวหน้าทราบ เขาจะได้ช่วยสื่อสารให้เราได้


3. ประสานงานให้ได้งาน
- ทำงานเป็นทีม คุยตกลงกันว่าใครจะทำอะไรตั้งแต่เริ่มงาน เขียนหรือพิมพ์เป็น Checklist ให้ชัดเจน ว่างานไหน ใครรับผิดชอบ และกำหนดเสร็จงานเมื่อไหร่ เพื่อนร่วมงานจะได้มีเวลาทำงานให้เสร็จ และเขาจะได้มีเวลาทำงานของเขาเองด้วย

- ประสานงาน มีแบบฟอร์มประสานงานกับงานฝ่ายอื่น เพื่อจะได้เป็นลายลักษณ์อักษร ครบถ้วน ชัดเจน และทำให้เขาสะดวกยิ่งขึ้นในการประสานงานกับทีมงานเพื่อเตรียมงานต่อไป เช่น แบบฟอร์มประสานงานด้านประชาสัมพันธ์ แบบฟอร์มประสานงานด้านอาคารสถานที่ เป็นต้น

- ขอช่วยงาน กรณีที่เนื้องานมีรายละเอียด และเราต้องการให้งานออกมาแนวไหน เราควรพูดคุยปรึกษาหาแนวทางร่วมกัน หาจุดตรงกลางที่ตกลงกันได้ เช่น งานออกแบบ ทำโปรแกรม หากเราเป็นคนขอช่วยให้ฝ่ายออกแบบหรือโปรแกรมเมอร์ทำในสิ่งที่เราต้องการ เราจะต้องถามเขาก่อนว่า เขาสามารถทำให้ได้ไหม สะดวกตอนไหน และแบบไหนที่สามารถทำได้ เพราะเขาอาจมีงานสำคัญและเร่งด่วนกว่าที่ต้องทำอยู่แล้ว หรืออาจจะมีไอเดียที่ดีกว่าที่เราคิดไว้


4. ถามความคิดเห็น
- สอบถามความเห็นจากลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ เกี่ยวกับงานที่เราทำ อาจจะเป็นแบบสอบถามงานในภาพรวม หรือแบบประเมินผลในการทำงานในแต่ละครั้ง เราไม่ควรกลัวกับผลประเมินหรือข้อคิดเห็นที่ได้รับว่าจะมีผลต่อการประเมินการทำงาน ความคิดเห็นของลูกค้าหรือผู้รับบริการคือ กุญแจที่จะทำให้เราพัฒนางานได้ตรงความต้องการของลูกค้า ตรงจุด และเห็นทางออกในการแก้ปัญหาอุปสรรคในงานได้

- สำรวจความต้องการจากกลุ่มเป้าหมาย นอกจากสอบถามความเห็นจากงานที่ทำ เรายังสามารถสำรวจความต้องการของลูกค้าหรือผู้รับบริการได้ว่าเขาต้องการอะไร เราจะได้จัดให้ตรงกับสิ่งที่เขาต้องการ เช่น ถ้าเราจะจัดโครงการอะไรสักอย่าง เราไม่ถามเขา เราคิดให้เขาเองเลย ก็เท่ากับเราไปยัดเยียด และทำให้เขาเสียเวลาด้วย ซึ่งบางโครงการอาจจะเป็นโครงการที่เขาเคยเข้าร่วมแล้ว หรือถ้ามีคนที่มีความต้องการเหมือนๆ กัน เราจะได้จัดโครงการให้ได้พร้อมๆ กันในครั้งเดียว เป็นต้น

- ถามความคิดเห็นจากผู้บริหารที่เคยดูแลเรา ถ้าเราไม่รู้จะพัฒนางานหรือปรับปรุงงานในส่วนไหนดี คนที่จะให้ไอเดียได้อย่างดี คือ ผู้บริหารที่เคยดูแลงานของเรา หมายถึง ในการทำงานโดยเฉพาะในส่วนราชการ จะมีการเปลี่ยนผู้บริหารตามวาระครั้งละ 4 ปี 

เราควรสอบถามท่านว่าที่ผ่านมาเราควรปรับปรุงหรือเพิ่มเติมอะไรในงานบ้าง ท่านคอยดูแลกำกับงานที่เราทำมาตลอด จะมองเห็นภาพรวมและมีวิสัยทัศน์ได้ดีกว่าเรามาก และความเห็นของท่านก็จะเป็นกุญแจสำคัญอีกดอก ที่จะทำให้เราพัฒนางานได้ตรงกับสิ่งที่องค์กรต้องการจริงๆ


5. ปรับปรุงจากข้อเสนอแนะ
- ข้อเสนอแนะจากการประเมิน ผลประเมินการทำงานในแต่ละรอบปี นอกจากจะทำให้เรารู้ถึงระดับของการทำงานในภาพรวมของเราว่าเราทำงานดีเด่น ดีใช้ได้ หรือควรปรับปรุง ยังมีข้อเสนอแนะจากการประเมินที่เป็นตัวช่วยให้เราสามารถปรับปรุงและพัฒนาตนเองให้ตรงกับสิ่งที่องค์กรคาดหวังด้วย 

ถ้าเราไม่นำข้อเสนอแนะนั้นมาปรับปรุง ก็เท่ากับเราปล่อยให้ตัวเองยังคงเป็นคนเดิม ยังไม่ไปถึงไหน ไม่มีการพัฒนา เช่น ข้อเสนอแนะให้มีการวางแผนงาน หรือปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า ถ้าเราใส่ใจและยอมรับข้อเสนอแนะเหล่านั้นมาปรับปรุง รับรองว่าจะแก้ไขจุดบอดในการทำงานที่เรามองข้ามไปได้ และทำให้เราสามารถพัฒนาตนเองและนำไปใช้ได้ในทุกโอกาส ไม่ว่าจะเป็นการทำธุรกิจ หรือในชีวิตประจำวัน

- ฟังเสียงเล็กๆ จากลูกค้าหรือผู้รับบริการ การแก้ไขปรับปรุงงาน บางครั้งไม่จำเป็นต้องรอให้มีการสอบถามความเห็นในภาพรวมก่อน เพราะอาจจะทำให้ลูกค้าลืมไปแล้วว่า ที่ผ่านมาเราให้บริการอย่างไร เราสามารถปรับปรุงงานได้ในทันที และทันเหตุการณ์ ถ้าเห็นว่าลูกค้ามีข้อเสนอแนะดีๆ หรือมีเรื่องร้องเรียน การปรับปรุงทันทียิ่งจะมีผลดีต่อการให้บริการกับลูกค้า/ผู้รับบริการคนต่อไปอีกด้วย การปรับปรุงงานให้ตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าแสดงถึงความใส่ใจ ซึ่งจะทำได้ก็ต่อเมื่อไม่ขัดกับกฎระเบียบ และยิ่งถ้าได้รับความคิดเห็นในเรื่องเดียวกันจากหลายๆ คนแล้ว ยิ่งควรจะปรับปรุงในทันที

- ฟังความเห็นของรุ่นพี่ รุ่นพี่ที่ทำงาน เขาทำงานมาก่อนเรา แน่นอนเขาจะต้องเก่งกว่า และมีประสบการณ์ในการทำงานดีกว่าเราอยู่แล้ว แต่คนรุ่นใหม่มักจะมองว่าตัวเองเก่งกว่ารุ่นพี่ในเรื่องการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ แต่อย่าลืมว่า ประสบการณ์ในการทำงานของรุ่นพี่จะช่วยเสริมจุดแข็งให้เราทำงานได้ดีขึ้นกว่าเดิม ซึ่งส่วนใหญ่ต่างคนต่างทำงาน เรียนรู้เอง ไม่ใช่ทุกคนที่จะคอยให้คำแนะนำ ใส่ใจเรา ดังนั้น ถ้ารุ่นพี่ให้คำแนะนำหรือตักเตือน แสดงว่า เราควรตั้งใจฟังและนำไปปรับปรุงแล้วล่ะ


นอกจากวิธีดังกล่าวแล้ว ยังมีอีก 1 วิธีที่จะช่วยให้ชีวิตการทำงานเรายิ่งมีประสิทธิภาพกว่าเดิม คือ การเขียนเป้าหมายปรับปรุงนิสัยหรือปรับปรุงวิธีการทำงานรายเดือนลงในไดอารี่ (Diary) ว่าเราจะพัฒนาตนเองในเรื่องใดบ้าง เช่น เดือนแรกเราฝึกมาทำงานเช้า เดือนถัดไปเราฝึกกลับบ้านตรงเวลา (เพื่อให้เราทำงานในเวลาให้คุ้มค่า) เดือนต่อมาฝึกการรับฟังความคิดเห็นจากลูกค้า (ถ้าไม่เคยฟังหรือสอบถามเลย) ฝึกเดือนละ 1 นิสัย พอครบ 12 เดือน เราก็จะมีนิสัยใหม่ที่ช่วยให้งานที่เราทำยิ่งมีคุณภาพกว่าเดิม 

การเขียนเป้าหมายลงในไดอารี่เป็นจุดเริ่มต้นของการตัดสินใจที่จะเปลี่ยนแปลงตัวเอง และเป็นจุดเริ่มต้นของการลงมือทำ เพราะเมื่อเราเขียนเป้าหมาย แสดงว่าเรามีความเชื่อมั่นว่าเราทำได้ และจะต้องรักษาสัญญาที่ให้ไว้กับตัวเอง

รับรองเลยว่า ถ้าทำครบทั้ง 5 เทคนิคนี้ เราจะสามารถยกระดับขีดความสามารถของเราให้ดีขึ้นแบบก้าวกระโดด ยิ่งเราขยันพัฒนาตนเอง เราจะยิ่งมีความสุข สนุกในการทำงาน เพราะนอกจากงานจะช่วยพัฒนาเรา ช่วยพัฒนาให้องค์กรดีขึ้นแล้ว ยังช่วยให้ลูกค้าได้รับบริการที่ดีอีกด้วย win:win:win ทั้ง 3 ฝ่ายเลยทีเดียว


Writer: takuma ^ ^
Cr: photo from app Canva
==========
คัดลอกบทความมาจาก www.cheer-up.lnwshop.com/article
สนใจอ่านบทความพร้อมภาพประกอบได้จากเว็บนั้นนะคะ
แต่จะทะยอยลงใน storylog เพื่อความสะดวกอีกทางหนึ่งค่า
SHARE
Written in this book
Start your new life by Diary
ไดอารี่ช่วยให้ชีวิตสุขสำเร็จได้อย่างไร ไปแลกัน!
Writer
takumacheerup
Writer
เป็นกำลังใจให้ไปถึงเป้าหมายที่ตั้งใจไว้

Comments