นักผัดวันประกันพรุ่งผู้ยุ่งเหยิง
ใครคือนักผัดวันประกันพรุ่งผู้ยุ่งเหยิง

ในชีวิตนี้เราก็น่าจะเคยเห็นคนประเภทนี้กันมาบ้าง

เขามีลักษณะเหมือนกับคนทำงานที่มีความตั้งใจในการทำงาน เขามีความทุ่มเทในงานตลอดเวลาเพราะเขาทำงานทั้งวัน ฟังดูเหมือนเป็นคนที่หลายๆบริษัทต้องการ

แต่ติดอยู่อย่างเดียว

งานของเขาไม่ค่อยคืบหน้าซักเท่าไหร่  

โดยปกติในชีวิตทำงานเราต้องเจองานหลากหลายประเภท แต่งานที่ทำให้เราต้องใช้ความคิดในการเลือกทำมีอยู่สองแบบคือ งานเร่งด่วน (Urgent) และ งานสำคัญ (Important) 

ดูเผินๆมันก็น่าจะเป็นงานเดียวกัน "เพราะมันสำคัญไงล่ะ มันก็เลยต้องทำด่วน" แต่ Dwight D. Eisenhower อดีตประธานาธิบดีสหรัฐบอกว่ามันต่างกัน เพราะงานด่วนน่ะไม่สำคัญและงานสำคัญมันก็ไม่เคยด่วน  

ตอนนี้เรามาดูกันก่อนว่างานแต่ละแบบมันมีลักษณะยังไง

งานด่วนก็คืองานที่ต้องทำทันที อาจจะเป็นได้ทั้งงานง่ายหรืองานยาก แต่โดยปกติงานประเภทนี้ก็ไม่ได้ด่วนขนาดที่จะต้องทำทันทีและบ่อยครั้งงานประเภทนี้ก็เป็นงานที่เป็นความต้องการของคนอื่น 

ส่วนงานสำคัญคืองานที่ทำแล้วผลลัพธ์ของมันสร้างประโยชน์ต่อเป้าหมายของเรา มันทำให้เราเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น และแน่นอนว่ามันเป็นงานที่ตัวเราอยากที่จะทำ 

ระหว่างงานสองประเภทนี้จะมีเพียงประเภทเดียวที่ทำให้ชีวิตการทำงานของเราดีขึ้น งานๆนั้นก็คือ งานสำคัญ  

แต่

จากผลวิจัยพบว่าคนเรามีแนวโน้มที่จะเลือกทำงานเร่งด่วนเป็นอันดับแรกและนี่แหละคืองานที่นักผัดวันประกันพรุ่งผู้ยุ่งเหยิงทำอยู่เป็นประจำ
--ทำไมเราจึงเลือกที่จะทำงานเร่งด่วน-- 
Francesca Gino จาก Harvard Business School และ Bradley Staats จาก UNC’s Kenan–Flagler Business School ได้เผยว่าเหตุผลหลักที่ทำให้เราเลือกงานประเภทนี้ก็เพราะสมองของเราถูกชักจูงให้มองหาความพอใจและการทำให้สำเร็จลุล่วง ซึ่งพฤติกรรมนี้เรียกว่า Completion bias  
 
การทำงานง่ายๆจนเสร็จอย่างเช่น การตอบอีเมล์ อัพเดทข้อมูลบนเฟซบุ๊ก ทวิตเตอร์ หรือไม่ก็ใช้เวลาไปกับการติ๊กถูกบนรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do list) สามารถเป็นรางวัลทางจิตใจได้ งานวิจัยของ Gino และ Staats เผยว่าการที่คุณติ๊กถูกลงบนช่องรายการสิ่งที่ต้องทำจะทำให้คุณมีความสุขมากกว่าการที่คุณเห็นช่องนั้นว่างเปล่า 

เมื่อเราทำงานใดงานหนึ่งเสร็จ สมองของเราจะหลั่งสารโดปามีนออกมา ซึ่งมันจะช่วยให้เราตั้งใจทำงาน ความจำดีขึ้น และมีแรงกระตุ้นในการทำงานแม้ว่างานที่เราทำจะเป็นเพียงงานเล็กๆยิบย่อยก็ตาม ดังนั้นเพียงเท่านี้ก็เพียงพอที่จะทำให้เกิดวงจรป้อนกลับเชิงบวกต่อตัวเรา ทำให้เรามีแรงกระตุ้นทำงานและพร้อมจะลุยงานที่ยากขึ้น

Gino และ Staats ได้ทำการทดลองกับพนักงานจำนวน 500 คนจากหลายอุตสาหกกรมโดยให้ผู้เข้าทดลองเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำในหนึ่งวันและให้พวกเขาทำตามรายการนั้นให้เสร็จ โดยกำหนดให้ผู้เข้าทดลองจำนวน 2 ใน 3 ทำการติ๊กถูกเมื่อทำงานเสร็จและในคนจำนวนครึ่งหนึ่งของกลุ่มนั้นเขียนรายการที่สามารถทำเสร็จได้เร็วหรืองานธรรมดาๆเป็นอันดับแรก จากนั้นให้ผู้เข้าทดลองทำการบันทึกเป็นเวลาสองอาทิตย์

ผลคือ กลุ่มที่เขียนรายการง่ายๆแล้วทำการติ๊กถูกคือกลุ่มที่พอใจกับงานของตนมากที่สุด รู้สึกมีแรงกระตุ้นในการทำงานมากที่สุด และทำงานเสร็จได้เยอะมากที่สุด

Gino และ Staats สรุปว่า การทำงานง่ายๆสองสามอย่างให้เสร็จอย่างรวดเร็วช่วยให้ผู้เข้าทดลองเพิ่มแรงจูงใจในการทำงานส่วนที่เหลือได้ นี่อาจจะเป็นเหตุผลที่ทำให้นักผัดวันประกันพรุ่งผู้ยุ่งเหยิงทำงานได้ทั้งวัน
--แล้วทำไมงานของนักผัดวันประกันพรุ่งผู้ยุ่งเหยิงถึงไม่คืบหน้าเลยล่ะ-- 
ถึงแม้ว่าคนพวกนี้จะเลือกทำงานด่วน แต่ในเวลาเดียวกันพวกเขาก็เลื่อนงานสำคัญออกไป ซึ่งการที่เขาเลือกเช่นนี้มันอาจไม่เป็นผลดีนักถ้าพวกเขาทุ่มเทพลังและเวลาไปกับงานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญอะไรเลย  

อย่างที่บอกไว้ช่วงแรก งานที่ทำให้ชีวิตการทำงานของเราดีขึ้นก็คืองานที่สำคัญเท่านั้น การที่ต้องมาทำงานเล็กๆน้อยๆตลอดเวลาถึงแม้ว่ามันจะให้ความรู้สึกว่าเรากำลังทำตัวเป็นประโยชน์แต่จริงๆแล้วผลลัพธ์ก็ไม่ดีขึ้นอย่างที่เราคิด  

Gino และ Staats ได้หยิบยก case study จากงานวิจัยฉบับหนึ่งซึ่งพูดถึง Completion bias ที่เกิดกับแผนกฉุกเฉินของโรงพยาบาลแห่งหนึ่ง

โรงพยาบาลแห่งนี้เป็นโรงพยาบาลที่วุ่นวาย ผู้ป่วยส่วนใหญ่มักจะมาโดยไม่ได้มีการนัดหมายล่วงหน้าซึ่งมีทั้งคนที่เจ็บเล็กน้อยไปจนถึงบาดเจ็บสาหัส เมื่อแพทย์ต้องเผชิญกับผู้ป่วยที่เข้ามาจำนวนมาก พวกเขามีทางเลือกระหว่าง งานเร่งด่วน และ งานสำคัญ  

และการตัดสินใจของพวกเขาก็ตรงกันกับงานวิจัยของ Gino และ Staats พวกเขาเลือกที่จะทำงานเร่งด่วน  

งานเร่งด่วนของแพทย์คือการทำงานง่ายๆที่เสร็จได้รวดเร็ว อย่างเช่นการรักษาคนไข้ที่ป่วยเล็กน้อย ซึ่งเบื้องต้นวิธีนี้ก็เหมือนจะมีประโยชน์เพราะการที่แพทย์เลือกเน้นการรักษาผู้ป่วยกลุ่มนี้ทำให้แพทย์รักษาคนได้มากขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม มันก็มีปัญหาตามมาอย่างน้อยสองอย่าง

อย่างแรกคือ ผู้ป่วยที่อาการหนักกว่าจะต้องรอนานกว่าเดิมซึ่งเห็นได้ชัดเลยว่าแบบนี้ไม่ดีแน่ๆ อย่างที่สองคือการที่ต้องรักษาผู้ป่วยที่ป่วยเล็กน้อยจำนวนมากก็สามารถทำให้แพทย์มีอาการเหนื่อยล้าและประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้ก่อนที่จะทำการรักษาผู้ป่วยอาการหนักในคิวถัดไป

เบื้องต้นอาจจะดูเหมือนแพทย์เหล่านี้ทำงานกันอย่างหนัก แต่จริงๆแล้วมันคือการเลี่ยงไม่เผชิญปัญหาหนักที่อยู่ตรงหน้า ซึ่งถ้าแผนกฉุกเฉินของโรงพยาบาลแห่งนี้ยังติดอยู่กับหลุมพราง Completion bias ต่อไปเรื่อยๆ คงไม่มีใครอยากที่จะมาโรงพยาบาลแห่งนี้เป็นแน่

แล้วเราจะทำยังไงถึงจะไม่ตกหลุมพราง Completion Bias คำตอบคือตรวจสอบโครงสร้างการทำงานของคุณ และถ้าจำเป็นก็เปลี่ยนรูปแบบการวางแผนงานของคุณซะ  

ส่วนจะเปลี่ยนเป็นแบบไหน ลองมาดูวิธีของอดีตดีไซเนอร์จาก Google Venture กัน
--วันๆหนึ่งจะมีซักกี่งานที่สำคัญจริงๆ-- 
John Zeratsky อดีตดีไซเนอร์ของ Google Venture ก็เคยเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำเหมือนกับคนอื่นๆ และเขาก็พบว่ามันมีปัญหาสองสามอย่าง อย่างเช่น งานที่สำคัญจริงๆมันไม่มาอยู่ในอันดับแรกและหลังจากที่ทำงานในรายการจนเสร็จ เขาก็พบว่าสิ่งที่ทำมันมีประโยชน์น้อยมาก

เขาคิดว่ามันต้องมีการปรับปรุงวิธีการเขียนสิ่งที่ต้องทำ เขาต้องการระบบใหม่ เขาต้องการที่จะกำจัดงานเล็กๆและเน้นที่งานใหญ่ๆ ซึ่งเป็นงานที่สำคัญและสามารถสร้างมูลค่าได้

เขาหยิบกระดาษ Post-it กับปากกาขึ้นมาและขีดเส้นแบ่งครึ่งกระดาษ

ครึ่งบนถือเป็นช่องใหญ่ที่สุด สิ่งที่ต้องเขียนในช่องนี้คือ งานชิ้นใหญ่ (big thing) ที่เขาต้องการทำให้เสร็จในวันนั้น

จากนั้นเราก็จะเหลือครึ่งล่าง คราวนี้ให้แบ่งครึ่งล่างออกเป็นช่องเล็กๆซัก 2-3 ช่อง ในแต่ละช่องให้เขียนงานที่เล็กลงมา (medium thing หรือ small thing) 

เขาเรียกระบบนี้ว่า One Big Thing 

ในปี 1993 K.Anders Ericsson นักจิตวิทยาได้เขียนอธิบายไว้ในบทวิจัยฉบับหนึ่งว่าคนเราส่วนใหญ่จะสามารถเพ่งสมาธิกับการทำงานได้เพียง 1-4 ชั่วโมงต่อวันเท่านั้น ซึ่ง Zeratsky บอกว่าการใช้ One Big Thing จะทำให้เรารู้ว่าเราควรทุ่มเทพลังที่มีจำกัดของเราไปกับการทำงานชิ้นไหน

ดังนั้นถึงนักผัดวันประกันพรุ่งผู้ยุ่งเหยิงจะสามารถทำงานได้ทั้งวัน แต่การทำงานที่มีประสิทธิภาพจริงๆของพวกเขาอาจมีแค่ 1 ชั่วโมง นั่นก็เพราะการที่มัวแต่เปลี่ยนไปทำงานนั้นที งานนี้ที ไม่สามารถเพ่งสมาธิไปกับการทำงานได้นาน
 
ทางแก้ของคนประเภทนี้ก็คือ ต้องจัดลำดับความสำคัญให้ได้ว่า Big Thing ของพวกเขาคืออะไร 
Big Thing ของแต่ละคนย่อมไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับงานหรือเป้าหมายของคนๆนั้น ก่อนที่จะเขียน One Big Thing ก็ต้องรู้ก่อนว่างานหรือตำแหน่งที่กำลังทำอยู่มีหน้าที่อะไร หรือเป้าหมายที่วางไว้คืออะไรจะได้รู้ว่าสิ่งไหนที่ทำแล้วจะสามารถเข้าใกล้เป้าหมายได้ 

เมื่อล็อคเป้าหมายได้แล้วที่เหลือก็ขึ้นอยู่กับพลัง

นั่นคือทุ่มเททำงานให้เต็มที่ 






ข้อมูลอ้างอิง : https://hbr.org/2016/03/your-desire-to-get-things-done-can-undermine-your-effectiveness?
https://medium.com/time-dorks/one-big-thing-a-simple-way-to-do-more-by-planning-less-5ce1428fd4fe
SHARE
Written in this book
All about Mindset
เติมพลังชีวิต ด้วยการอ่านเรื่องราวดีๆ
Writer
Stikpost
Readaholic / INFJ
กอบโกยความรู้ให้มากแล้วแบ่งใหักับผู้อื่น / Focus on psychology, human behavior and self-improvement

Comments

MemiOnlyme
1 month ago
🙉🙊
Reply