7 วิธีทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
หลาย ๆ คนอาจจะเคยมีประสบการณ์ที่วัน ๆ มีแต่การประชุม เริ่มตั้งแต่ 9 โมงเช้า รู้ตัวอีกทีก็ 5 โมงเย็นแล้ว
 
แต่ถ้าการประชุมมันให้ผลที่ดี ตรงนั้นก็คงไม่น่าจะเสียดายเวลาสักเท่าไร แต่หลาย ๆ ครั้ง มันไม่เป็นอย่างนั้นสิ มันกลายเป็นว่า เราเข้าประชุมโดยที่อาจจะไม่ได้มีอะไรที่เกี่ยวกับเราสักเท่าไร หรือบางที ถึงจะเกี่ยว แต่ประชุมจนจบ ทุกอย่างก็เหมือนเดิม

จนหลาย ๆ ครั้ง การประชุมนี่แหละเป็นกิจกรรมที่สิ้นเปลืองเวลา และไม่มีประสิทธิภาพมากที่สุดกิจกรรมหนึ่งขององค์กรเลย

คำถามคือ แล้วจะทำอย่างไรดี

นักธุรกิจชั้นนำอย่าง Jeff Bezos หรือ Elon Musk ก็คือพูดเรื่องนี้ไว้อย่างน่าสนใจเหมือนกัน Jeff Bezos ตั้งกฏที่เรียกว่า 2-Pizza Team ขึ้นมา คือ เวลาจะตั้งทีมขึ้นมา อย่าให้มันใหญ่มากนัก วิธีมองง่าย ๆ คือทีมนั้นเวลาจะทานอาหารด้วยกัน ต้องใช้ Pizza ไม่เกิน 2 ถาด มากกว่านั้น แปลว่าทีมมันเทอะทะ และผมก็เลยสรุปไปด้วยว่า เวลาทีมมันเทอะทะ ประชุมกันก็ยาก และใช้คนมากโดยไม่จำเป็นด้วย

ส่วน Elon Musk เขาก็มักจะถามคนที่ร่วมประชุม ที่ไม่ได้พูดอะไรว่า “คุณเข้ามาทำไม” ดูเป็นคำถามที่บางคนอาจจะรู้สึกว่าหยาบคายนะครับ แต่มันตรงประเด็นดี คือ ถ้าเข้ามาแล้ว นั่งเฉย ๆ มันก็แปลว่า เขาไม่ต้องเข้าก็ได้จริงไหม (ยกเว้นต้องการจะแค่บอกกล่าว แต่ถ้าแค่นั้น ใช้วิธีสื่อสารอื่นก็ได้) และจริง ๆ ความผิดอาจจะไม่ใช่คนเข้าด้วยซ้ำ อาจจะผิดตั้งแต่คนเชิญเข้าประชุมแล้ว

เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ผมมีข้อเสนอแนะ 7 ข้อสั้น ๆ ดังนี้ครับ

1. มีเฉพาะคนที่เกี่ยวข้อง 

การประชุมที่ดี เราไม่จำเป็นต้องเชิญคนทุกฝ่าย ทุกแผนกมาหรอกครับ เลือกเอาเฉพาะคนที่คิดว่าเกี่ยวข้องจริง ๆ หรือ คนที่เราต้องการความคิดเห็นของเขาจริง ๆ เข้ามาก็พอ

2. มีหัวข้อการประชุมที่ชัดเจน 

เวลาจัดประชุม สิ่งที่สำคัญมาก ๆ คือ หัวข้อการประชุม หรือที่เรียกกันว่า Agenda ตรงนี้ต้องชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น เพราะหากบางคนคิดว่ามันไม่เกี่ยวกับเขา เขาจะได้ไม่ต้องมาเข้าประชุม (ถึงจะถูกเชิญ แต่เขาก็จะสามารถชี้แจงได้ว่า อันนี้ไม่เกี่ยวกับเขา) รวมทั้งเวลาประชุมด้วยครับ พยายามอย่าออกไปนอกเรื่องมากนัก ไม่งั้นประชุมไป ประชุมมา ไม่รู้ว่า กำลังคุยอะไรกันอยู่

3. ตรงต่อเวลา 

การประชุมมันมีต้นทุนสูงนะครับ ลองนับคนที่เข้าว่า แต่ละคนเงินเดือนเท่าไร หารออกมาแล้ว เชื่อไหมครับ บางทีการประชุมครั้งเดียวมีต้นทุนเป็นแสน แต่บางคนมองไม่เห็นตรงนี้ ดังนั้นเรื่องเวลาจึงสำคัญมาก เริ่มให้ตรงเวลา และเลิกให้ตรงเวลา อย่าประชุมกันแบบ นัดเพื่อนกินข้าว พูดไปเรื่อย ๆ ไม่มีกำหนด แบบนี้ น่าเสียดายเวลาเป็นอย่างมาก

4. เตรียมข้อมูลมาก่อน
 
บางการประชุมที่ผมเคยเจอ คือ ข้อมูลไม่ได้เตรียมมาก่อน มานั่งหาข้อมูลกันระหว่างประชุม จนกลายเป็นเสียเวลาไปอีก ข้อมูลอะไรที่สำคัญและจำเป็นควรจัดทำมาก่อน ยกเว้นบางอย่างเท่านั้น ที่เผอิญเป็นประเด็นขึ้นมา อันนี้เข้าใจได้ แต่ส่วนใหญ่ไม่ควรเป็นแบบนั้นนะครับ

5. พูดให้อยู่ในประเด็น
 
การประชุมหลาย ๆ ครั้ง บางทีจะมีการอภิปรายนอกประเด็นอยู่เรื่อย ๆ ถ้ามีบ้างคงไม่เป็นไร แต่บางทีมันเลยเถิดไปไกลมาก จนตอนสุดท้าย หัวข้อที่จะประชุมไม่ได้ประชุม กลายไปเป็นเรื่องอื่น ๆ ไปซะอย่างนั้น แบบนี้ไม่ดีแน่ ๆ ครับ

6. ประชุมเสร็จแล้วควรมี Action
 
หลาย ๆ การประชุม กลายเป็นที่ที่จะมาระบายความในใจกันซะมากกว่า คือ เป็นที่ที่หลายคนบ่นว่า อันนั้นไม่ดี อันนี้ไม่ดี แต่สุดท้ายจบการประชุมก็แยกย้ายกันไป เพื่อสัปดาห์หน้าจะได้มารวมตัวกันบ่นให้ฟังใหม่ การประชุมแบบนี้ จะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์กับองค์กรแต่อย่างใด สิ้นสุดการประชุมมันควรจะมี outcome ให้ชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้าง อย่างไร

7. อย่าใช้อารมณ์
 
คือไม่ได้หมายความห้ามมีอารมณ์ใด ๆ เลยนะครับ แต่หมายความว่า อย่าให้อารมณ์มาครอบงำการประชุม ผมเคยเจอการประชุมที่สุดท้ายกลายเป็นการทะเลาะกัน เมื่อคนมีอารมณ์ เหตุผลมันก็หาย คือไม่ฟังอะไรทั้งสิ้นแล้ว ฉันจะต้องจัดการแกให้อยู่หมัด อะไรทำนองนี้ การประชุมแบบนี้ นอกจากเสียเวลาแล้ว ยังเสียบรรยากาศการทำงานอีกต่างหาก พยายามหลีกเลี่ยงให้มากที่สุดครับ

ก็เป็นอีกข้อเสนอแนะแล้วกันนะครับ สำหรับการประชุม หวังว่าน่าจะเป็นประโยชน์ และขอให้ทุกคนมีการประชุมที่ดีและมีประสิทธิภาพครับ

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho หรือฟัง Podcast Nopadol’s Story ได้ที่ https://nopadolstory.podbean.com/
SHARE
Writer
Nopadol
Writer Professor
ศาสตราจารย์ สาขาบริหารการปฏิบัติการคณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

Comments