สไลด์วิชา : การเขียนจดหมายขอฝึกงานเบื่องต้น (บทที่ 1)
สไลด์วิชา : การเขียนจดหมายขอฝึกงานเบื่องต้น
เขียนโดย : ด็อนท์พานิค สต๊าฟ
บทที่ 1 : เขียนเมล์ยังไงไม่ให้แมวเมิน

การที่เราเจอใครซักคนและประทับใจตั้งแต่แรกเห็น คนๆ นั้นจะต้องมีอะไรบางสิ่งบางอย่างที่พิเศษกว่าคนอื่น ไม่ว่าจะเป็นขาวหมวย, บุคลิคภาพดี, ดูมีความเป็นผู้นำ, ในดีอ่อนโยน และอื่นๆ มากมายที่เราสามารถพบเห็นได้ตามท้องถนน

แต่นั่นแหละครับ พอเราไม่เจอหน้าเนี่ย ความประทับใจแรกมันจะมาได้ยังไงบ้าง โถ่ ก็มาจากตัวอักษรเนี่ยแหละครับ มันไม่ได้ยากเลยใช่มั้ยหละ เพราะตัวอักษรมันก็ออกมาจากบุคลิคและคาแรคเตอร์ของคนเขียนเนี่ยแหละ หรือถ้าจะโทรศัพท์พูดคุยกัน น้ำเสียงหรือหางเสียก็เป็นสิ่งสำคัญมากๆ ที่ทำให้เรารู้สึกถึงความประทับใจที่มีต่อคนนั้นๆ

พอมาถึงการส่งอีเมล์มาขอฝึกงานเนี่ย ความประทับใจแรกมันไม่ได้มีอะไรซับซ้อนไปกว่าการอ่านหัวข้ออีเมล์หรอกครับ เพราะมันคือปราการด่านแรกที่จะทำให้พวกเหล่า HR หรือคนที่สามารถตัดสินใจในการรับน้องๆ เข้ามาร่วมงานนั้นได้เห็น

หัวข้อที่ดีมันไม่ได้มีอะไรซับซ้อนครับ
มันแค่บอกว่า เมล์ฉบับนี้มันคือเมล์อะไรและมันไม่ใช่เมล์ที่เป็นสแปมนะแค่นั้นเอง

โดยที่มันอาจจะบอกกล่าวเล็กๆ น้อยๆ ว่าเป็นเอกสารที่ส่งมาขอฝึกงานโดยใคร และ กำลังเรียนอยู่ในสาขาอะไร ที่ไหนประมาณนั้น มันก็เพียงพอแล้ว เพราะมันทำให้เรารู้ว่า เออ น้องคนนี้จากเอกนี้ ส่งเมล์มาขอฝึกงานกับเรา

ตัวอย่างเช่น
- ยื่นเรื่องขอฝึกงานนายมะฝิด ตัวอ้วน คณะนิเทศศาสตร์ เอกภาพยนตร์ มหาวิทยาลัยรอยัล คามิน เป็นต้น

โดยคำปะหัวก็สามารถเปลี่ยนได้หลายแบบ ตั้งแต่ยื่นเรื่อง / ส่งเอกสาร ก็ตามแต่

แต่ถ้าหากจะถามว่าที่นั่นรับนักศึกษาฝึกงานหรือไม่ จั่วหัวมาง่ายๆ ให้รู้เลยว่าถามนะเลยก็ได้เช่น
- สอบถามเรื่องการรับนักศึกษาฝึกงานช่วง เดือนมกราคม-เมษายน 60 เป็นต้น

พอเราเปิดหัวมาแล้วเนื้อหาข้างในก็มักจะเป็นจุดตาย ที่มักจะตกม้าตายกันโดยตลอด และทำให้เรามักจะปิดเมล์ และ ลาก่อยกับน้องๆ เหล่านั้น

ซึ่งสิ่งที่เรามักจะเจอคือ เป็นการส่งเมล์มาและแนบไฟล์มาเฉยๆ พร้อมกับบอกว่า "ฝึกงาน" ครับ แล้วยังไงครับ มึงช่วยบอกเวลาด้วยได้มั้ยจะได้รู้ว่าฝึกช่วงไหน ฝึกงานอะไร หรือที่พีคสุดคือไม่บอกอะไรเลย ส่งมาแต่เอกสาร อันนี้พี่งงเลยครับ ไม่รู้ว่าส่งเอกสารมาทำไม

ตัวเนื้อหาอีเมล์เราพอรู้แหละว่า ถ้าจะให้มานั่งเขียนแบบเป็นทางการมันก็คงจะยากเกินไปสำหรับคนวัยนี้ ซึ่งเอาจริงๆ เราก็ไม่ได้ต้องการความทางการและศัพท์แสงที่ดูเกินจริงขนาดนั้น แต่สิ่งที่เราต้องการคือความเรียบร้อยของชุดข้อมูลที่มันอยู่ในเนื้อหามากกว่า

คำถามคือ แล้วไอ้ชุดข้อมูลที่มันควรจะมีมันต้องมีอะไรบ้างหละ?

ง่ายๆ เลยครับ เราเอามาจาก 5W 1H + คำลงท้าย มาใช้ (อ้าว สัสแปลด้วย) คือ บอกเรามาเลยครับว่า ใคร, ทำอะไร, ที่ไหน, เมื่อไหร่, ทำไม และ อย่างไร ตอบมาให้ครบถ้วนตามนี้ มันก็จะตอบคนอ่านได้มากขึ้น

อ่าวยัง งง อะดิ เออ ตัวอย่างก็ได้
สวัสดีค่ะ ดิฉัน นาวสาวมะไฝ พุงขาว ชื่อเล่นไฝ นักศึกษาชั้นปีที่ 4 คณะนิเทศศาสตร์ เอกภาพยนตร์ มหาวิทยาลัยรอยัล คามิน (ใคร) ต้องการขอฝึกงานในตำแหน่งผู้ช่วยผู้กำกับ (ทำอะไร) ที่บริษัทด็อนท์พานิค บางกอก จำกัด (ที่ไหน) ในวันที่ 7 มกราคม 2560 ถึงวันที่ 4 เมษายน 2560 (เมื่อไหร่) เพื่อที่จะเป็นการเรียนรู้ประสบการณ์ทำงาน และ ให้ได้เกรดในวิชาฝึกงาน (ทำไม)

โดยที่มีเอกสารแนะนำตัว และ พอร์ทรวบรวมผลงานแนบมาให้พิจารณา (อย่างไร)

มะฝิด พุงขาว
(เบอร์โทรศัพท์และอีเมล์เอาไว้ติดต่อ)

แค่นี้เอง ซึ่งจริงๆ คำพูดมันสามารถปรับใช้ได้ตามแต่ที่เราจะถนัด หรือสายงานของเราได้เลยนะ

อีกอย่างที่สำคัญมากๆ คือตัวเอกสารแนบ
หลายๆ ครั้งเรามักจะเจอเอกสารแนบมาเป็นไฟล์เวิร์ด ที่บางทีเราไม่สามารถกดอ่านแล้วออกมาได้ตามที่น้องตั้งใจทำ เพราะบางทีคนละเวอร์ชั่น หรือ เครื่องแม็ค มันก็อาจจะทำให้ตัวหนังสือหรือรูปแบบของฟอนท์คลาดเคลื่อนไปได้ หรือบางคนทำในโฟโต้ช็อปและทำออกมาเป็นไฟล์ JPG ที่ใหญ่มาก พอเรากดมาดู มันมองไม่เห็น เพราะตัวหนังสือมันเล็กเกินไป เพราะตอนทำในโฟโต้ช็อปมันไม่ได้ออกมาเป็นไซส์ขนาดที่พอดี

การทำให้เซฟที่สุดและปลอดภัยที่สุดคือทำออกมาเป็นไฟล์มาตรฐานที่เปลี่ยนไม่ได้อย่าง PDF น่าจะปลอดภัยที่สุด จะสไลด์โชว์หรืออะไรก็ทำให้มันออกมาเป็น PDF แหละ เปิดได้หมดทั้งวินโดว์และแม็ค มือถือก็ด้วย หรือถ้าจะให้ดีทำเอกสารเป็นแบบออนไลน์มาเลยก็ยังได้ ยังไงก็อย่าลืมแนบ Link URL มาละกันนะ

และถ้ามีความกังวลว่าจะไม่ได้รับอีเมล์ตอบกลับ แนะนำว่าควรใส่ช่วงเวลาที่จะต้องส่งเอกสารกับทางมหาวิทยาลัยมาให้ด้วยก็ดีครับ เพราะว่าพวกเราจะได้รู้ว่าจะให้คำตอบกันได้เมื่อไหร่ น้องๆ จะได้ไม่ต้องเสียเวลารอโดยที่ไร้ความหวังกันไป

บางทีที่รับฝึกงานก็จะมีการรับและบอกวันประกาศผล อันนั้นสนุกดีเหมือนลุ้นผลเอนทรานซ์กันอีกรอบถึงวันแล้วมารีเฟรชหน้าจอรอ (น้องไม่เอนท์แล้วโว้ยยย!!)
SHARE
Writer
patzh
Regista
Chamchuri Supporters / Bangkok

Comments